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Vielfalt der Arbeitsorte

Vielfalt der Arbeitsorte und Arbeitsweisen ändert sich
Büroplanung nach Covid-19

Im Jahr 2020 hat die Coronapandemie die Arbeitswelt auf den Kopf gestellt. Und die Herausforderungen bleiben. Es ist an Büroplanern, Architekten und Innenarchitekten, aber auch der Büromöbelindustrie, den neuen Arbeitsweisen Raumstrukturen bei der Büroplanung zu geben.

Autorin: Gabriele Benitz

Rückblick auf die erste Coronawelle im Frühjahr 2020: Als immer mehr Neuinfektionen auftraten, schickten Unternehmen und Organisationen soweit es nur irgend ging ihre Beschäftigten ins Homeoffice. Sie hofften darauf, dass der Lockdown nur kurze Zeit währen und die Rückkehr ins Büro bald wieder möglich sein würde.

Unternehmen haben dazu gelernt

Doch die Realität ab Herbst 2020 belehrte uns eines Besseren. Die Zahl der Neuinfektionen und Verstorbenen schnellte nach oben. Immerhin hatten die meisten Unternehmen in der Zwischenzeit dazugelernt. Sie hatten massiv in Systeme und Software investiert, um das Arbeiten außerhalb des eigentlichen Bürogebäudes reibungslos zu ermöglichen.

Büroplanung ad-hoc

Gleichzeitig versuchten sie bei der Büroplanung ad-hoc, aktuelle Erkenntnisse aus der Virenforschung umzusetzen und die Büroräume provisorisch anzupassen: Weniger Menschen auf der vorhandenen Fläche, Schutzschilde in Open Spaces und an den Arbeitsplätzen; dazu Wegeleitsysteme, die direkte, nahe Begegnungen vermeiden helfen sowie Hygienemaßnahmen wie das Desinfizieren von Schreibtischen und Computerzubehör.

Office-Prototypen für das Arbeiten

Auch die Büromöbelindustrie bringt sich mit Einzelprodukten und Raumkonzepten in Stellung. Etwa der österreichische Hersteller Bene. In seinem Showroom in Frankfurt am Main präsentiert er mit ‚The Core by Bene‘ einen Office-Prototypen für das Arbeiten während und nach der Pandemie. Dieser vereint technische und räumliche Elemente, etwa eine Zutrittskontrolle mit einem Temperatur-Scan und einem Terminal zur DSVGO-konformen Registrierung.

Büroplanung
‚The Core by Bene‘: Zutrittskontrolle mit Temperatur-Scan und Terminal zur DSVGO-konformen Registrierung. Welche Arbeitsplätze frei und gereinigt sind, zeigt ein digitaler Raumplan. Foto: Bene

Konzept der Büroplanung

Welche Arbeitsplätze frei und auch gereinigt sind, zeigt ein digitaler Raumplan an. Wegeleitsysteme und ausreichend Abstand zwischen den Arbeitsplätzen sollen dafür sorgen, Distanzregeln einzuhalten.

Die Idee hinter dem Konzept der Büroplanung: Corona-konforme Bedingungen schaffen, um den Austausch zwischen Kollegen und Vorgesetzten vor Ort zu ermöglichen. Denn der bleibt oft auf der Strecke. Dabei ist er nötig, damit neue Ideen für Projekte, Dienstleistungen und Produkte entstehen. In vielen Fällen eignen sich formelle Zusammenkünfte dafür weniger, informelle Gespräche in der Teeküche, Lounge oder Kantine umso mehr.

Temporäres Phänomen

Doch seit Herbst vergangenen Jahres hat sich in dieser Hinsicht nichts Wesentliches verändert. Viele Angestellte sind weiterhin im Homeoffice.

Gleichwohl entwickeln immer mehr Planer konkrete Vorstellungen, wie die Büros in Nach-Corona-Zeiten aussehen könnten. Wie etliche andere auch trieb Architekt Michael Stoz in den vergangenen Monaten die Frage um, was von den Erfahrungen der Covid-19-Akutphase übrig bleibt.

Langfristiger Veränderungsprozess

Der Vorstandsvorsitzende der Offenburger Partner AG, die sich auf die Beratung und Planung von Bürogebäuden spezialisiert hat, bezeichnet die Pandemie allerdings als temporäres Phänomen. Es wirke sich auf die langfristigen Veränderungsprozesse beim Bauen mit seinen Zyklen von 15 bis 17 Jahren kaum aus.

Büroplanung
Die wohnliche Variante einer Bürolandschaft. Rendering: Partner AG

Massive Auswirkungen auf die Büroplanung

„Jedenfalls haben wir erkennen können, dass das Arbeiten im Homeoffice gut funktioniert. Hier wirkt Corona wie ein Brennglas.“ Je nach Unternehmen und Aufgabe der Beschäftigten werden sich zwei bis drei Tage Remote Work pro Woche etablieren, ist er überzeugt. Gleichzeitig bedeutet das aber: Wer nicht mehr jeden Tag ins Büro kommt, wird auch keinen eigenen Arbeitsplatz für sich beanspruchen können. Das hat massive Auswirkungen auf die Büroplanung.

Desksharing gewinnt an Bedeutung

An Desksharing führt Stoz zufolge deshalb kein Weg vorbei. Und das keineswegs nur bei kleineren Unternehmen. Er verweist auf ein von der Partner AG für die Süddeutsche Krankenversicherung entwickeltes Konzept für 600 Mitarbeiter. Für ihn interessant war, dass der Betriebsrat – sonst eher skeptisch gegenüber neuen Raumplanungsideen – von sich aus anregte, dass die Geschäftsleitung geteilte Arbeitsplätze einführen solle.

Eine höhere Akzeptanz für Desksharing als Konsequenz aus dem Mobile Working erkennt auch Sandra Breuer. Für die Geschäftsführerin des Beratungsunternehmens Combine Consulting ist „jetzt der Geist aus der Flasche“.

Direkte Kommunikation

Nichtsdestotrotz wollten die Mitarbeiter auf Treffen im Büroumfeld nicht verzichten. Sie vergleicht diesen Ort der Unternehmensidentifikation mit einem „Lagerfeuer“. „Den Spirit des Unternehmens erlebt man nur am Ort des Geschehens und über die direkte Kommunikation“, meint auch Michael Fried, Geschäftsführer für Sales, Marketing & Innovation bei Bene.

Ein Ort zum Netzwerken

Stoz konkretisiert, dass das Büro dazu verlocken muss, gern dorthin zu kommen. „Weil es ein fakultativer Ort ist, muss es das leisten, was ich im Homeoffice oder an anderen Arbeitsorten nicht habe.“ Das kann sich an sozialen Begegnungen festmachen, aber auch die Raumgestaltung als solches meinen.

„Ich vergleiche das Büro mit einer Netzwerkkneipe, an der ich die Anwesenden, aber auch die Atmosphäre mit ihrer Dekoration, ihrem Geruch und ihrem Licht schätze“, sagt der Architekt und Innenarchitekt. Zudem liefere die vorhandene Infrastruktur Anreize für den Gang ins Büro.

Hybride Zusammentreffen

Konferenzräume mit professioneller Videoausstattung oder technische Hilfsmittel wie Whiteboards fehlen zu Hause oder im Café, ergänzt Breuer. Dennoch müssten nicht alle an einer Aufgabe oder einem Projekt Beteiligten gleichzeitig anwesend sein. In vielen Fällen sieht sie hybride Veranstaltungen als Alternative. Die einen Kollegen sind vor Ort und arbeiten an und mit dem Whiteboard, die anderen schalten sich von außerhalb zu.

Soziale Komponente

Auch für Stefan Rief liegt in hybriden Aktionen ein großer Reiz. Die soziale Komponente bei der Büroplanung dürfe man jedoch nicht außer Acht lassen, meint der Leiter des Forschungsbereichs Organisationsentwicklung und Arbeitsgestaltung am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart.

Er nennt ein Beispiel: „Vier Kollegen am Unternehmenssitz und drei weitere an anderen Orten arbeiten gemeinsam an einem Projekt. Nach dem hybriden Meeting gehen die vier vor Ort gemeinsam in die Kantine, die anderen drei nicht. Wie fange ich das auf?“

Eigeninitiative gefragt

Bei solchen Themen kämen digitale Tools ins Spiel. Sie könnten dem Homeworker zum Beispiel aufzeigen, welche Kollegen er schon lange nicht mehr gesehen hat und virtuell oder real mal wieder treffen sollte. „Das Remote Working erfordert von den Beschäftigten mehr Eigeninitiative. Sie müssen sich aktiv einbringen, weil sie nicht mit zufälligen Begegnungen rechnen können.“

Büroplanung
Mit den handlichen und leichten Modulen ‚Divi Put.on‘ kann jeder seinen Arbeitsplatz akustisch und optisch gut abschirmen. Die Kombination aus Polyestervlies, ummantelt von 2 mm starkem Wollfilz, sorgt für einen Schallabsorptionsgrad von αw = 1,0. Foto: Ropimex

Rahmenbedingungen für Meetings

Führungskräften wird ebenfalls mehr abverlangt. „Sie müssen die Rahmenbedingungen für solche Meetings schaffen“, betont die Combine-Geschäftsführerin. Und Rief ergänzt: „Weil wir es inzwischen gewohnt sind, dass virtuelle Besprechungen besser vorbereitet und damit effizienter ablaufen, erwarten wir das auch von realen und hybriden Treffen.“

Büroplanung: Reduzieren der Flächen

Von Managementqualitäten in organisatorischer Hinsicht geht auch Stoz aus. „Technische Anwendungen wie Slack, Teams oder Webex sind nur das Mittel zum Zweck. Deshalb muss man beispielsweise festlegen, welche App man für welche Aufgaben, für welche Art von Kommunikation und für das Ablegen von Daten nutzen soll.“ In seinen Augen ist das eine klassische Führungsaufgabe.

Quer durch die Hierarchiestufen müssen Beschäftigte mit veränderten Bedingungen umzugehen lernen. Das betrifft auch die Räumlichkeiten selbst und damit die Büroplanung. Schließlich wirken sich geringere Anwesenheitszahlen und Desksharing auf die Flächeneffizienz aus. Stoz rechnet damit, dass viele Unternehmen auf bis zu 50 % der vorherigen Fläche in der Firmenzentrale verzichten könnten.

Sensoren an den Arbeitsplätzen

Bürospezialisten wie Bene integrieren sogar Instrumente, die Aufschluss über das Nutzungsverhalten geben. „Wir verstehen unser Frankfurter Office als lernende Fläche, auch über die Coronaphase hinaus“, betont Fried. Der Lerneffekt entstehe unter anderem über die Sensoren an den Arbeitsplätzen, die nicht nur Auskunft über die Anwesenheit geben, sondern ebenso über Lautstärke, Temperatur und Luftfeuchtigkeit.

Das Tracking führt zu Erkenntnissen, welche Zonen stärker, welche weniger genutzt werden. „So können wir uns fragen, warum eine Fläche geringer frequentiert wird als andere. Wird der Raum einfach grundsätzlich nicht benötigt oder ist er zu unattraktiv gestaltet?“ Das fließt in die Büroplanung ein.

Coworking und Satellite Office

Die Antworten der Büroplanung können in der Neugestaltung einzelner Zonen oder einer Reduzierung der Flächen liegen. Bedeutet das gleichzeitig, dass dann ein Großteil der Arbeit zuhause oder an anderen Orten außerhalb des Bürogebäudes erledigt werden soll?

Profitieren von der Arbeitsverlagerung werden womöglich Coworking Spaces, die nach der Pandemie einen Aufschwung erleben könnten. Denn nicht nur für Freelancer und Start-ups sind sie interessant. Auch für Mitarbeiter, die nicht zu Hause arbeiten können oder wollen – zum Beispiel, weil sie in Wohngemeinschaften oder auf engem Raum leben – stellt der Coworking Space eine Alternative dar.

Satellitenbüros für kleine Teams

Das betrifft ebenso Satellite Offices. Diese Büroeinheiten außerhalb der offiziellen Geschäftsräume eines Unternehmens entstehen in der Regel, weil der Wohnort etlicher Mitarbeiter in der Nähe liegt oder ein wichtiger Kunde vor Ort ansässig ist. Technisch mit der Zentrale vernetzt, bietet das Satellitenbüro Platz für kleine Teams oder ganze Abteilungen.

Für die Beschäftigten bedeutet das: Keine staubelasteten Rushhour-Autofahrten oder überfüllte Züge und trotzdem direkter Austausch mit Kollegen. „Das bringt Freiheiten für die Mitarbeiter, Kosteneinsparungen für die Unternehmen, da sie geringere Mieten bezahlen müssen, und trägt zum Umweltschutz bei“, fasst Breuer zusammen.

Zusammenführen von Wohnen und Arbeiten

Was passiert in der Folge mit den eingesparten Büroflächen in den Ballungsgebieten? Lassen sie sich in Wohnraum verwandeln, der in den Metropolen auch wegen zu wenig bebaubarer Flächen knapp und teuer ist?

Gelingt es, solche Umnutzungen zu forcieren, allein schon, um nicht noch mehr Neubaugebiete auszuweisen und damit die Flächenversiegelung zu beschleunigen? In welchem Maß tragen solche Schritte dazu bei, Wohnen und Arbeiten näher zusammenzubringen und dadurch lebenswertere Städte zu erzeugen?

Zusammenwachsen verschiedener Lebensbereiche

Mit diesen Fragen beschäftigt sich Stoz intensiv. Er plädiert für das räumliche Zusammenwachsen der verschiedenen Lebensbereiche und entwickelt dafür in seinem Unternehmen Konzepte.

Dabei stellt er fest: „Vielfach scheitern solche Bemühungen an der mangelnden Vorstellungskraft der Verantwortlichen.“ Aber auch an Gesetzen, Normen, Richtlinien und Auflagen, zum Beispiel beim Brandschutz.

„Immerhin hat das Jahr 2020 einen Ausblick gegeben, was möglich ist.“

Zur Website von Bene
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Zum Thema Flächenplanung und Digitalisierung auf md-mag.com



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