Firmen im Artikel
Dass Mitarbeiter in ihren privaten Räumen digitale Techniken zur Heimarbeit im gegenwärtig praktizierten Umfang nutzen, erschien vor Beginn der Pandemie unmöglich.
Diese verbreitete Arbeitsform erzeugte einen Schub für die Digitalisierung, die auch dem stationären Büro zugutekommen dürfte. Noch ist unklar, wie sich Mentalität und Materialität nach dem Abklingen dieser Krise langfristig verändern. Prozesse, die unter den Stichworten Agilität, Digitalisierung und Gesundheitsvorsorge bereits seit längerer Zeit auf der Agenda standen, erhielten eine größere Dringlichkeit und mussten vielerorts schneller als geplant umgesetzt werden.
Um entsprechend der aktuellen Hygieneregeln wieder einige Beschäftigte zurück in die Firmengebäude holen zu können, war eine Reduktion der verfügbaren Plätze nötig und zugleich deren räumlich weitläufige Verteilung.
Doch schon länger kooperieren etliche Hersteller von Büromöbeln mit IT-Anbietern für Buchungssysteme. Damit war zunächst das Ziel verbunden, das agile Arbeiten zu fördern, aber auch digitale Angebote zu schaffen, die zu neuartiger Wertschöpfung führen.
Im Zuge dessen entstanden verschiedene Wege, um Schreibtische vorab buchen zu können und dadurch unter anderem die Flächeneffizienz zu steigern.
Cloudbasierte Angebote
Technisch beginnt die Umsetzung mit der Verwendung von Zeitplanungsmodulen der bekannten Anbieter von Office-Software, die sich in Teams vernetzen lassen.
Größere Organisationen sind jedoch auf der Suche nach möglichst automatischen und kostengünstig zu installierenden sowie wartungsarmen Buchungssystemen. Diese lassen sich vonseiten der Hersteller mit besonderen Diensten und Spezialisierungen kombinieren – bis hin zu cloudbasierten Komplettangeboten.
Etlichen Zusatznutzen mit Blick auf Buchungssysteme bietet etwa bei Waldmann die vernetzte Bürobeleuchtungstechnologie ‚LTX‘. Sie besteht aus den Modulen ‚LTX Admin‘ und ‚LTX Finder‘.
Entwickelt hat sie das Berliner Waldmann-Start-up LIZ Smart Office. Dabei stellen die Sensoren an den direkt-indirekt strahlenden Arbeitsplatzleuchten ‚Yara‘ fest , ob ein Platz am Schreibtisch frei ist. Falls ja, prüfen sie, ob er tatsächlich belegt ist oder nicht, was ein rotes oder grünes Signal am Leuchtenkopf anzeigt.
Entsprechend steht die Fläche für die digitale Reservierung per eigener LTX-Software zur Verfügung. Zur Kontrolle der Luftqualität lässt sich die Sensorik ebenfalls nutzen.
Tool mit Zusatznutzen
Auch der Hersteller Wini, unter anderem bekannt durch seine schnell höhenverstellbaren Steh-Sitz-Schreibtische mit Linearantrieb von Linak, arbeitet mit einem Softwareanbieter zusammen. Das niederländische Digitalunternehmen GoBright sorgt mit seiner Software dafür, dass Arbeitsplätze, falls sie frei sind, per App oder übers Web digital gebucht werden können.
Wenn man sich mit einem Kollegen zur gemeinsamen Arbeit treffen will, kann man seinen Schreibtisch digital suchen und auffinden, um einen Platz in der Nähe zu buchen. Sobald man im Büro angekommen ist, hilft eine digitale Karte bei der Ortung des reservierten Platzes.
Ein in der Schreibtischoberfläche eingelassenes, flaches Element zeigt schon von Weitem sichtbar „Grün“ oder „Rot“ an und damit, ob der Arbeitsplatz verfügbar oder bereits reserviert ist.
Zugleich kann das Gerät Einstellungen der favorisierten Tischhöhe speichern. Mithilfe von NFC oder RFID meldet man sich beim Schreibtisch an. Ein Druck auf das Symbol für Stehen oder Sitzen reicht, um die festgelegte Tischposition anzusteuern. Aktuell relevant dürfte eine Anzeige per App oder Portal sein, die zeigt, ob ein Arbeitsplatz vor erneuter Nutzung erst noch gereinigt werden muss.
Es gibt weitere Buchungssysteme. Anders als für das Reservieren von Tischen dient das Steelcase-System ‚Roomwizard‘ als Raumbuchungstool. Den zentralen Bestandteil bildet ein Bildschirm-Panel auf Android-Basis. Es ist flach wie ein Tablet-PC und wird am Zugang von Konferenz- und Büroräumen angebracht. Es signalisiert, ob und wie lange ein Raum genutzt werden kann.
Ansteuern per Panel
Die Stromversorgung läuft über einen Power-over-Ethernet-Anschluss. Der Bildschirm verfügt über verschiedene Informations- und Anzeigeelemente und basiert auf der cloudbasierten Infrastruktur von ‚Microsoft Azure‘.
Derzeit ist der ‚Roomwizard‘ mit dem Office-Kalender von Microsoft verbunden. Weitere Kalendersysteme sollen künftig folgen.
Sedus gehört zu den Pionieren von Smart-Office-Angeboten. Unter dem Namen ‚Se:connects‘ entwickelt der Büromöbelhersteller seit 2017 gemeinsam mit dem österreichischen ioT- und Datentransfer-Unternehmen Kapsch ein Angebot, das Hardware, Service und Cloudlösungen verbindet.
Das Management-System dient zur Arbeitsplatzbuchung per App oder PC-Plattform. Dazu werden Tische und Bürostühle mit optisch unauffälligen Sensoren ausgestattet, die sich per Gateway direkt mit der Kapsch-Cloud verbinden. Facility- Manager können somit Belegungsdaten auswerten, um die Arbeitsbedingungen zu optimieren.
Die Hersteller betonen die besondere Datensicherheit dieses europäischen Angebots, in welchem etwa persönliche Belegungsdaten am Ende eines Arbeitstages gelöscht werden.
Zusätzlich enthält das in ‚Se:connects‘ integrierte Tool erweiterte Covid-19-Funktionen. Dazu gehören Homeoffice-Status und Zugangsüberwachung sowie Abstandsmanagement und Distanzalarm. Es leistet also mehr als gängige Buchungssysteme.
Wie ausgelastet sind die Arbeitsplätze?
Bene kooperiert mit dem Software-Spezialisten Thing-it und dem Full-Service-Dienstleister GMS Global Media Services GmbH. Gemeinsam haben sie ‚Smart Office by Bene‘ entwickelt. Vom kontaktlosen Check-in über den Einzelschreibtisch bis zur Covid-19-Rückverfolgung unterstützt es Präventionsmaßnahmen im Büro.
Wesentlicher Faktor ist die Erfassung der Arbeitsplatzauslastung. Auch Besprechungsräume lassen sich über diese Technik online reservieren.
Funktional darüber hinaus geht König+Neurath mit seinem Angebot ‚K+N Smart.Office‘. Abgesehen von der Buchung von Arbeitsplätzen und Räumen ermöglichen entsprechende Tools die Auswertung der Raum- und Möbelnutzung. Zusätzlich gibt es eine Wellness-Funktion, die Mitarbeiter ans Aufstehen erinnert und Ergonomieempfehlungen gibt.
Die Buchungssysteme lassen sich um Anwendungen erweitern, die den aktuellen Erfordernissen gerecht werden. Doch es bleibt spannend, welche Funktionen in der Nach-Covid-Ära gefragt sind.
Hier geht es zu einem Artikel über die Büroplanung nach Covid-19 auf md-mag.com
Gabriela Hauser
