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Büroraumplanung

Gefahren kostenloser Büroraumplanung
Qualität hat ihren Preis

Wer von einer kostenlosen Büroraumplanung hohe Qualität, Normenkonformität und nachhaltigen Service erwartet, liegt falsch. Denn Detailplanungen und Beratung sind nicht umsonst zu haben. Und das sollte der Bürofachhandel seinen Auftraggebern klarmachen, indem er Leistungen transparent und anschaulich anbietet.

Anteil an nicht bezahlter Dienstleistung

Es gibt nur wenige Branchen, in denen der Anteil an nicht bezahlter Dienstleistung so hoch ist wie in der Möbelbranche. Über viele Jahrzehnte hat sich dieses Verschenken von qualitativer Arbeitsleistung an potenzielle Kunden entwickelt und leider auch etabliert. Gerade bei Büroeinrichtungen ist es beinahe üblich geworden, Beratungen und Planungen ohne einen konkreten Geldwertersatz anzubieten und zu leisten. Manche Anbieter gehen dabei so weit, diese Praxis ganz offen auf ihrer Internetseite zu propagieren.

Stellenwert der planerischen Leistung

Dabei geht es nicht nur um die Wirtschaftlichkeit oder die Haftung für diese Dienstleistung, sondern auch um die Frage, welchen Stellenwert die Unternehmen einer planerischen Leistung beimessen. Das gilt für die Auftraggeber, also Interessenten, die den Wert der Leistung nicht einschätzen können. Das betrifft aber auch Auftragnehmer, Fachhandel und Hersteller, denen oft das nötige Wissen oder Rückgrat fehlt, um eindeutig zwischen einer kostenfreien und einer zu bezahlenden Dienstleistung zu differenzieren.
Bewusst ist allen Beteiligten, dass für diese Tätigkeit Kosten entstehen. Ebenso leuchtet ein, dass die Wertschöpfung bei kostenfreien Planungen erst mit Auftragseintrag vergütet wird. Kommt der Auftrag nicht zustande, hat das Unternehmen im wahrsten Sinne umsonst geplant und im schlechtesten Fall ein Konzept mit eigenen Planungsideen für den „günstigeren“ Anbieter gleich mitgeliefert.

Büroraumplanung mit Qualität muss kosten

Dem Kunden ist oft nicht klar, weshalb für eine Büroraumplanung bei einem Fachhändler Kosten in Rechnung gestellt werden, während andere Anbieter die vermeintlich gleiche Arbeit ohne Bezahlung durchführen können oder wollen. Ob es sich dabei um vergleichbare Leistungen handelt, ist selten erkennbar oder schlichtweg nicht darstellbar.
Für den Planer empfiehlt es sich daher, Leistungen transparent und anschaulich anzubieten. Ein eindeutiger Vergleich zwischen einer kostenneutralen Verteilung von Möbelelementen im Raum und einer gesamtplanerischen Konzeption muss deshalb nachvollziehbar und skalierbar sein.
Büroraumplanung
Grundrissplanung 2 D / Dauer: 1 Tag. Einfache Projektvisualisierung mittels Katalogbildern. Grafik: König + Neurath

Übersicht der Leistungen des Fachhandels

Bei den honorarfreien Dienstleistungen handelt es sich um Leistungen des Fachhandels oder der Büromöbelhersteller, die direkt mit dem Produkt, also dem Büromöbel, zusammenhängen. Dazu zählen beispielsweise:
  • produktbezogene Informationen und Beratung über die Einsatzmöglichkeiten der Möbel
  • Ausarbeitung von Angeboten basierend auf bereits erstellten Raum- und Einrichtungsvorgaben
  • Ausarbeitung von Farb- und Materialvorschlägen und im Entscheidungsprozess Präsentation der Produkte und des Möbelstellplans
  • Nach der Möblierung werden die Mitarbeiter in die Nutzung und Bedienung der Produkte eingewiesen. Je nach Umfang und Dauer können diese Schulungen auch kostenpflichtig sein.

Übersicht von Gesetzen und Normen in der Büroraumplanung

Büroraumplanungen unterliegen Gesetzen und Normen, die Themen wie Sicherheit, Gesundheit oder Umweltschutz betreffen. Sie finden sich in den Publikationen der Dachorganisation der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) wieder. Dazu gehören unter anderem:
  • DGUV-Information 215–410 – „Bildschirm- und Büroarbeitsplätze“ – Leitfaden für die Gestaltung (ehemals BGI 650)
  • DGUV-Information 215–441 – „Büroraumplanung“ – Hilfen für das systematische Planen und Gestalten von Büros (ehemals BGI 5050)
  • DGUV-Information 215–442 – BGI 856 „Beleuchtung im Büro – Hilfen für die Planung der künstlichen Beleuchtung in Büroräumen“ (ehemals BGI 856)
  • VBG-Fachwissen: „Akustik im Büro“ Hilfen für die akustische Gestaltung von Büros (BGI/GUV-1 5141) und „Gesundheit im Büro“ Fragen und Antworten (ehemals BGI 5018)
Büroraumplanung
Grundrissplanung 2D und 3D, einfache Darstellung / Dauer: eine Woche. 3D-Visualisierung der realistischen Raumstruktur – farbige Zonierung. Grafik: König + Neurath
Eine kostenpflichtige Planung umfasst in der Regel nicht nur die Arbeitsplatzanalyse, sondern die komplette Planung bis hin zur Objektüberwachung und Nachbetreuung der Einrichtungslösung.

10 Punkte des Planungsprozesses

  1. Arbeitsplatzplanung und -budgetierung
  2. Arbeitsplatz- und Raumflächenplanung
  3. Flächen- und Raumzuordnung
  4. Arbeitsumfeld und Raumgestaltung
  5. Innenarchitektur, Material- und Farbwahl
  6. Mitarbeiterinformation und -einweisung
  7. Lieferplanung und Terminkoordination
  8. Montage- und Aufstellungsplanung
  9. Objektüberwachung
  10. Umzugs- und/oder Einzugsplanung

Fragen bei der professionellen Büroraumplanung

Wichtige Fragen, die sich bei einer professionellen Planung immer wieder stellen, beziehen sich auf die langjährige Nutzung und die zukünftigen Anpassungen des zu erarbeitenden Konzeptes. Dazu ghören etwa:
  • Sind die heutigen Arbeitsprozesse auch die Prozesse von morgen?
  • Werden die Mitarbeiter auch künftig in ähnlichen Teams und Gruppen zusammenarbeiten?
  • Welcher Schwerpunkt ist auf Flexibilität und Mobilität der Büroeinrichtung zu legen?
  • Wie sind Bildschirmarbeitsplätze einzurichten, damit sie ergonomisch optimal gestaltet sind und den aktuellen und gegebenenfalls künftigen gesetzlichen Vorschriften entsprechen?

Unternehmensgrundsätze fließen in die Planung ein

Die qualitativ hochwertige Büroraumplanung umfasst unter Umständen mehr als die visuelle Darstellung einzelner oder mehrerer Arbeitsplätze. Für die Entwicklung eines neuen Gesamtkonzepts werden zu Beginn die Wünsche und Erwartungen der Mitarbeiter erfragt und in einem Büromöbelstellplan abgebildet. Dabei dient die Büroflächenplanung als Diskussionsgrundlage für alle in die Entscheidungsprozesse eingebundenen Beteiligten. Es gilt an dieser Stelle, die Unternehmensgrundsätze, beispielsweise offene Kommunikation oder Transparenz, in die Möblierungskonzepte zu übertragen.
Anhand der drei nachfolgenden Musterbeispiele seien unterschiedliche Planungsleistungen erläutert. Selbstverständlich unterscheiden sich die Übergänge und Abgrenzungen in jedem Projekt und sollten vorher jeweils konkret definiert werden.
Büroraumplanung
Konzeptionelle Planung / Dauer: eventuell mehrere Monate mit Planung und Durchführung einer Bemusterung. Berücksichtigung aller Funktionsbereiche und Standortfaktoren. Grafik: König + Neurath

Büromöbelstellplan mit modernen Planungstools

In einem Möbelstellplan geht es darum zu prüfen, ob und wie sich das Bestandsmobiliar und/oder Neumobiliar auf der zur Verfügung stehenden Bürofläche verteilen lässt. Dabei orientiert sich die Planung an der DIN 4543. Sofern die vorhandenen Büromöbelbestände bekannt sind, lässt sich eine einfache 2D-Grundrissplanung mit modernen Planungstools bereits innerhalb weniger Stunden erstellen.

Büroflächenplanung als Diskussionsgrundlage

Im nächsten Schritt wird die Planung als 3D-Visualisierung dargestellt. Erkennbar ist die Zuweisung der Farbkonzepte für einzelne Zonen und Bereiche und damit eine realistische Raumstruktur. Im Vorfeld beschäftigen sich die Planer intensiv mit Anforderungen und Wünschen des Kunden und berücksichtigen die ästhetischen und ergonomischen Auswirkungen. Je nach Anzahl der Arbeitsplätze ist für die Darstellungsart rund eine Woche einzuplanen.

Konzeptionelle Büroraumplanung

Nach einer ersten Büroflächenplanung entstehen in der Zielfindungsphase Nutzungsszenarien und das mögliche Bürokonzept. Die Planung beinhaltet die reinen Arbeitsplatzkonfigurationen, aber auch weitere Funktionsbereiche wie Rückzugsräume, Meetingpoints und Cafeteria.
Sie stellt die ausgewählten Materialien wie Oberflächen und Stoffe realistisch dar. Zudem berücksichtigt sie Standortfaktoren wie Ergonomie, Akustik, Licht, Klima und Design. Begleitet wird die Realisierung durch moderierte Change-Management-Prozesse des Kunden, um die Mitarbeiter auf neue Arbeitsformen vorbereiten und begeistern zu können.

Fazit

Als Resümee lässt sich festhalten, dass man die Beurteilung der Planung und Beratung mit dem Blick in einen vollen Früchtekorb vergleichen könnte. Die oberste Lage lässt sich auf Anhieb bestimmen. Was darunter liegt, muss herausgenommen, sortiert, gezählt und bewertet werden, um eine differenzierte Aussage über Inhalt, Obstsorten und qualitativen Zustand der Früchte treffen zu können.
Das Obst lässt sich messen, wiegen und beschreiben. Wie es letztlich im Geschmack beurteilt und bewertet wird, bleibt individuellen Vorzügen vorbehalten. Von diesen Einzelkomponenten hängt letztlich der Preis des Früchtekorbs und das damit verbundene gesunde Gaumenerlebnis ab.
Peter H. Feldmann
Systemergonom bei der König + Neurath AG und Mitglied des Redaktionsbeirats von Mensch&Büro
Carina Hölzer
Innenarchitektin bei der König + Neurath AG

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