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Die Wahl zwischen Homeoffice und Rückkehr ins Büro im internationalen Vergleich

Die Wahl zwischen Homeoffice und Rückkehr ins Büro im internationalen Vergleich
Büro der Zukunft

Die Sicherheitsvorkehrungen müssen stimmen, damit die Beschäftigten wieder ins Büro zurückkehren wollen. Zudem erwarten sie wandelbare und ansprechende Räume. Das ist auch eine Investition in das Büro der Zukunft.

Autorin Gabriele Benitz

Im Dezember vergangenen Jahres arbeiteten 40 % der Beschäftigten, das entspricht etwa 13,5 Millionen Menschen in Deutschland, corona-bedingt häufiger als sonst von zuhause aus. Davon wollen 73 % den häuslichen Arbeitsplatz auch über die Covid-19-Pandemie hinaus „öfter als früher‘ oder sogar „möglichst häufig“ nutzen. Zu diesem Ergebnis kommt eine vom Industrieverband Büro und Arbeitswelt beauftragte und vom Marktforschungsunternehmen Forsa durchgeführte Studie Homeoffice auf der Basis von Befragungen von 1 000 abhängig Beschäftigten zwischen 18 und 65 Jahren in Deutschland.

Studie Homeoffice: Häusliche Rahmenbedingungen

Wer gute räumliche Voraussetzungen im eigenen Heim vorfindet, etwa in Form eines separaten Arbeitszimmers, wer nicht parallel mit seinen Kindern Homeschooling betreiben oder Angehörige pflegen muss, weiß die Vorteile zu schätzen. Das betrifft sowohl die räumliche und zeitliche Flexibilität als auch das Erleben von mehr Eigenverantwortlichkeit und Selbstständigkeit. Aber bei Weitem nicht alle Beschäftigten befinden sich in einer solch komfortablen Situation.

Darüber hinaus droht die Gefahr der häuslichen Isolation, vor allem bei Alleinlebenden. Deswegen besteht gleichzeitig bei vielen der Wunsch, zumindest tageweise ins Büro zurückzukehren. Andere bevorzugen den dortigen Aufenthalt, weil sie dann klarer zwischen Arbeit und Privatleben trennen können.

Das unterstreicht eine Untersuchung des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation. Dazu hatten die Wissenschaftler im vergangenen Jahr 179 Human-Ressources-Manager und Unternehmensverantwortliche befragt. Über 70 % beobachteten negative Folgen durch eine Entgrenzung.

Den Geist des Unternehmens erleben

Abgesehen davon befürchten viele Führungskräfte, dass bei zu geringer Präsenz der kreative Austausch und damit die Innovationskraft des Unternehmens leidet. Und was ist mit neuen und jungen Mitarbeitern? Sie sind auf das persönliche Gespräch und die gute Erreichbarkeit anderer angewiesen. Das lässt sich am besten im persönlichen Gespräch umsetzen. Wie können sie den Spirit ihres Arbeitgebers kennenlernen, wenn sie im Homeoffice sitzen?

Viele Firmen nutzen die derzeitige Situation dazu, sich grundlegende Gedanken über neue Raumkonzepte und damit über das Büro der Zukunft zu machen. Sie arbeiten an zukunftsfähigen Rückkehrmodellen. „Return to better“, nennt es Dr. Dewi Schönbeck. Die Architektin entwirft als Leiterin des Bereichs Workplace Design & Consulting in EMEA bei Steelcase Konzepte für das Bürodesign.

Die derzeit angesagteste Variante ist das „hybride Büro“. An Konzepten für die Verwirklichung beteiligen sich Möbelhersteller wie Vitra, Steelcase, Kinnarps und Interstuhl.

In einem E-Paper von Vitra liest sich das so: „Die Mischkonzepte für verteiltes Arbeiten, die Unternehmen umsetzen möchten, zeigen, dass die Lösung nicht schwarz-weiß ist, sondern dass die Zukunft der Arbeit höchstwahrscheinlich eine hybride sein wird. Unternehmen, die ihren Mitarbeitern die Wahlmöglichkeiten zwischen der Arbeit im Büro und der von zu Hause aus geben, haben einen Wettbewerbsvorteil.“

Flächennutzung nach Bedarf

Interstuhl kommt in einem Whitepaper zu der Einschätzung: „Die hybride Arbeitswelt nach Corona wird geprägt sein von deutlich mehr Homeoffice, einer erhöhten Flexibilität in der Flächennutzung und dem vermehrten Einsatz digitaler Kommunikationsmittel.“ Hinzu komme eine steigende Nachfrage nach wandlungsfähigen, mobilen und modularen Produkten für die verringerten Büroflächen.

Manche Unternehmen mögen die neuen Umstände für die Flächeneinsparung nutzen. Andere wollen vorhandene Räumlichkeiten mit Blick auf das Büro der Zukunft ausstatten. Dabei kommt der Innenarchitektur eine besondere Verantwortung für das Büro der Zukunft zu.

Homogenes und konsistentes Aussehen der Büroräume

Das unterstreicht Kinnarps in einem Whitepaper auf Basis von Gesprächen mit 25 Fachkräften europaweit. Darin heißt es: „Um ein Büro so zu gestalten, dass es langfristig Bestand hat, muss es an neue Herausforderungen, wechselnde Anforderungen und unterschiedliche Präferenzen anpassbar sein.“ Voraussetzung seien sorgfältig ausgewählte Farben und Materialien, die zu einem ruhigen und einheitlichen Erscheinungsbild beitragen. Damit könnten die Möbel unter Beibehaltung eines homogenen und konsistenten Aussehens aus verschiedenen Räumen im Büro neu konfiguriert und zusammengestellt werden.

Auch Steelcase beschäftigte sich in einem Global Report mit den veränderten Erwartungen und der Zukunft der Arbeit und zog dabei Lehren aus der Pandemie. Dazu hatte der Büromöbelhersteller 32 000 Mitarbeiter in Australien, China, Deutschland, Frankreich, Indien, Kanada, Mexiko, Spanien, den USA und Großbritannien befragt.

Büro der Zukunft
Im Homeoffice droht trotz eines guten Drehstuhls wie ‚PUREis3‘ von Interstuhl, dass man sich zum einen zu wenig bewegt und zum anderen vereinsamt. Foto: Interstuhl

Demzufolge will die Mehrheit künftig den Großteil der Zeit im Büro arbeiten und nicht mehr als einen Tag pro Woche im Homeoffice verbringen. Die Interviewten in Deutschland und Frankreich, also Nationen mit einer starken Präsenzkultur, rechnen am wenigsten damit, dass sie weiterhin im Homeoffice sitzen.

Hingegen erwarten die Angestellten in Indien und Mexiko, häufiger daheim arbeiten zu können. In Zahlen übersetzt bedeutet das zum Beispiel: Während global im Schnitt 23 % von einer Rückkehr ins Büro ausgehen, sind es hierzulande 45 %. Das erklärt sich Schönbeck so: „Hybrides Arbeiten ist in Ländern wie China, den USA und Großbritannien eher gefragt.“

Das entspricht weitgehend den Vorstellungen der Unternehmen, wenn es um das Büro der Zukunft geht. Fast ein Viertel sieht seine Räumlichkeiten weiterhin als Hauptarbeitsplatz. Doch sollten die Verantwortlichen den Zweck ihrer Büros überdenken. Lediglich Platz zum Arbeiten vorzuhalten, reicht nicht aus, meint die Architektin. „Es geht darum, eine Infrastruktur zur Ausbildung von sozialem Kapital und ein Gefühl der Sinnhaftigkeit und Zugehörigkeit zu erschaffen.“

Zonen für sozialen Austausch

Daraus ergibt sich nicht zwangsläufig eine Flächeneinsparung, betont Schönbeck: „Es wird mehr Fläche für den sozialen Austausch benötigt, etwa durch Bereiche für zufällige Begegnungen.“ Sie geht von Szenarien aus, bei denen sich der Anteil heutiger Flächen von 70 % für Arbeitsstationen und 30 % für kollaborative und soziale Zonen in Zukunft umkehren wird.

Gleichzeitig plädiert sie für multifunktionale Arbeitsplätze mit flexiblen Raumelementen statt fester Wände, um diverse Nutzungen zu bieten.

Mit mobilen Whiteboards, digitalen Displays, frei stehenden Sichtschutzelementen und Tischen auf Rollen lassen sich Arbeitsbereiche bei Bedarf erweitern oder verkleinern. Damit erfüllen sie die Abstandsregeln und stehen für einzelne Mitarbeiter sowie kleine und große Gruppen bereit.

Unter dem multimodalen Aspekt sollten die Räume so konzipiert sein, dass sie mehr als nur einen Arbeitsmodus unterstützen. Somit kann auch ein Café als Ort für effiziente Zusammenarbeit dienen und ein Schulungsraum als Besprechungszimmer für größere Teamzusammenkünfte.

Vor diesem Hintergrund hat Steelcase diverse Designprinzipien für das Büro der Zukunft entwickelt. Unter „Ich und Wir“ versteht der Hersteller, dass der Arbeitsplatz den Bedürfnissen von Teams und Individuen entsprechen muss. Es sollten offene und geschlossene Zonen für Menschen entstehen, die bisher in offenen Arbeitsumgebungen mit wenig Raum für den Einzelnen agieren mussten. Das führt zu mehr abgegrenzten Bereichen, die Privatsphäre und Sicherheit vermitteln.

Offene Settings für Teams

Dagegen stellen sich Gruppen, die bisher oft in geschlossenen Besprechungsräumen zusammengearbeitet haben, mehr offene Settings vor, die Flexibilität und gleichzeitig Sicherheit gewährleisten. Sie benötigen darüber hinaus mit Technologien ausgestattete Zonen, die inklusive Erfahrungen für Zugeschaltete und Teilnehmer vor Ort ermöglichen.

Dazu wird eine smarte Sensortechnologie in die Infrastruktur integriert, um die zunehmende Anzahl datengestützter und mithilfe künstlicher Intelligenz verbesserter Interaktionen zu gewährleisten.

Alles in allem entsteht für Raum-in-Raum-Systeme und flexible Abtrennungen ein breites Einsatzgebiet. Vor allem in Ländern wie Deutschland mit Bürogebäuden, die einen hohen Anteil an Zellenstrukturen aufweisen, und Großbrittannien mit dicht besetzten Open Spaces gebe es Schönbeck zufolge noch großes Veränderungspotenzial.

Büro der Zukunft
Offene Sitzmöglichkeiten. Die Abstände der Sofaplätze werden mit Tischchen markiert, auf denen Pflanzen stehen. Foto: Steelcase

Daraus folgert sie: „Innenarchitekten müssen für eine Atmosphäre der emotionalen Sicherheit sorgen.“ Das betreffe nicht nur Gebots- und Verbotsschilder sowie Absperrungen zur Umsetzung der Abstandsregeln, sondern eher Signale der freundlichen Erinnerung. Ein Beispiel: „Anstatt Stellwände aus Plexiglas in Foyer-Loungezonen anzubringen, lassen sich notwendige räumliche Distanzen auch durch das Aufstellen von wohnlich anmutenden Raumelementen oder Pflanzen erzeugen.“

Der internationale Vergleich zeige, dass sich Arbeitsplatzstrategien und Konzepte für das Büro der Zukunft annähern. Aber: „Bei der gestalterischen Umsetzung wird der regionale oder lokale Charakter umso wichtiger. Farbkonzepte und Materialien tragen zur Identität bei.“

Unterschiedliche Geschwindigkeiten

Die Geschwindigkeit ist jedoch von Land zu Land unterschiedlich. So ergibt sich etwa im Vergleich zur deutschsprachigen Schweiz nicht nur, dass die Eidgenossen deutlich weiter sind, wenn es um mobiles Arbeiten geht. „Dort ist Homeoffice schon seit 2007 etabliert“, weiß der geschäftsführende Gesellschafter des Instituts für Arbeitsforschung und Organisationsberatung, Dieter Boch, aus der Praxis seiner dortigen Kollegen. Darüber hinaus offenbare das Nachbarland, dass es ein Vorreiter ist, wenn es um die Attraktivität der Räumlichkeiten in den Bürogebäuden und damit um das Büro der Zukunft geht.

Ablesbar sei das etwa an der verfügbaren Fläche pro Arbeitsplatz, die deutlich großzügiger ausfalle. Allerdings sollte man die Qualität eines Arbeitsplatzes nicht nur mit dem Meterstab messen oder die Planung allein den Unternehmenslenkern und der Innenarchitektur überlassen. Die Mitarbeiter mit ihren Bedürfnissen rücken verstärkt in den Fokus. „Sie stellen klare Forderungen an ihre Chefs, etwa nach einem Restaurant oder Café und nach frisch zubereitetem, gesundem Essen“, betont Boch. Unter diesen Voraussetzungen verstünden die Beschäftigten das Büro als Lebensraum, in dem sie vorzugsweise arbeiten wollen.

Neben dem kulinarischen Angebot mitsamt den dazugehörigen Zonen sollte ein Unternehmen auch zusätzliche Räume für sportliche und kulturelle Aktivitäten bereitstellen, ergänzt der Leiter des Beratungsinstituts, das sich mit der Gestaltung der Büroarbeitswelt auseinandersetzt.

Das müsse keineswegs im selben Gebäude stattfinden, aber in unmittelbarer Nähe. „Warum nicht mal die Arbeit für ein Konzert oder für das Krafttraining unterbrechen“, malt Boch aus. Dabei sieht er die soziale Verantwortung der Unternehmen nicht nur für die eigenen Beschäftigten, Kunden und Besucher, sondern auch im städtebaulichen Kontext. „In Coronazeiten und danach benötigen Städte dringend eine Neubelebung. Firmen können ihre Gebäude auch für Restaurants, Läden, Freizeit- und Kultureinrichtungen zur Verfügung stellen.“

Forsa-Umfrage zum Thema Homeoffice und Corona

Studie des Fraunhofer-IAO zum Homeoffice in Coronazeiten

Zum Interstuhl-Whitepaper „Office Trends“

Zum Kinnarps-Whitepaper „Arbeitswelten neu gedacht“

Zum Global Report von Steelcase „Veränderte Erwartungen & die Zukunft der Arbeit“

Ein weiterer Artikel zum Thema „Büroplanung nach Covid-19 auf md-mag.de

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