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Pilotprojekt in Zusammenarbeit mit Kinnarps: Arbeit mal anders

Pilotprojekt der Senatsverwaltung für Finanzen Berlin
Arbeit mal anders

Das Pilotprojekt ‚Arbeit mal anders‘ der Senatsverwaltung für Finanzen Berlin wurde in Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer-Institut realisiert und von Büromöbelexperte Kinnarps ausgestattet. Die Behörde zeigt, wie eine zukunftsfähige Arbeitskultur fern der viel zitierten Amtsstube aussehen kann.

Der „War for talents“ trifft auch Behörden hart, die mit anderen Arbeitgebern um qualifizierte Mitarbeiter ringen. Das Pilotprojekt ‚Arbeit mal anders‘ der Senatsverwaltung für Finanzen Berlin hat auf Basis wissenschaftlicher Erkenntnisse eine zukunftsfähige Arbeitskultur mit entsprechenden bedarfsgerechten Arbeitslandschaften entwickelt.

Flexibles, effizientes und effektives Arbeiten auf den vorhandenen Flächen sind das Ziel.

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Das denkmalgeschützte Verwaltungsgebäude aus den 30er-Jahren, direkt an der Spree gelegen, lässt erahnen, wie es innen aussieht und verrät doch nichts über die neue Arbeitswelt von 17 Mitarbeitenden der Senatsverwaltung. Foto: Kinnarps

Verwaltung im Wandel

Rund 120 Beschäftigte der Senatsverwaltung bilden in einem umfassenden Beteiligungsprozess das methodische Herzstück des Pilotprojekts, das durch das Fraunhofer IAO angeleitet wird.

Mit Hilfe von Kreativtechniken wurden Ideen erarbeitet, die die arbeitsorganisatorischen und räumlichen Veränderungen leiten.

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Foto: Kinnarps

Adaptives Möbel- und Raumkonzept

In Zusammenarbeit mit Kinnarps ist ein adaptives Möbel- und Raumkonzept entstanden, das in einer ersten Abteilung umgesetzt und evaluiert wurde und in der gesamten Senatsverwaltung Anwendung finden kann. Vier Räume, die eine andere Welt bedeuten.

Create Bigger Circles

„Modern, flexibel, schön und bedarfsgerecht“ beschreiben die Kolleginnen und Kollegen in der Evaluierung des Fraunhofer IAO die neue Arbeitslandschaft. Interviews, verschiedene Workshop, eine Online-Umfrage sowie auch von Kinnarps durchgeführte Sensormessung der Schreibtischauslastung waren die Grundlage für die Planung des Pilotprojekts.

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Foto: Kinnarps

Mobile und flexible Arbeitslandschaft

Das Ergebnis ist eine mobile und flexible Arbeitslandschaft, die einem Floating-Desk-Prinzip folgt, bei dem die Beschäftigten eine Vielzahl unterschiedlicher Arbeitslandschaften zur Verfügung haben und sich die Umgebung frei wählen, die für ihre Arbeitsanforderungen am besten geeignet ist: Kommunikationsbereiche für spontane Meetings oder flexible Gruppentische für intensive Projektarbeit im Team, ein isolierter Konzentrationsarbeitsplatz oder ein separater Konferenzraum.

So werden Silos aufgebrochen, Wissenstransfer und Kollaboration ermöglicht und Kreativität, Effizienz und Produktivität gefördert. Begleitet und realisierbar gemacht wird das neue Modell durch die zunehmende Digitalisierung der Verwaltung und den Ausbau der digitalen Infrastruktur.

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Foto: Kinnarps

Wunsch nach Zusammenarbeit

Flexibilität und mehr Zusammenarbeit im Team standen ganz oben auf der Wunschliste. Die Einrichtung gab das nicht her. Stattdessen standen viele Schreibtische zur Verfügung, die nur zu 50 Prozent ausgelastet waren. Heute ist in der offenen, sehr klaren Fläche mehr Raum für jeden vorhanden, auch wenn die Fläche selbst nicht größer geworden ist.

Die Mischung aus gemeinschaftlichen und ruhigen Orten lädt dazu ein, öfter einmal zu wechseln. Dass mit der Neugestaltung am Ende zu wenig Arbeitsplätze zur Verfügung stehen und im Open Space Unruhe aufkommen würde – diese Befürchtung hat sich nicht bestätigt.

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Foto: Kinnarps

Die Arbeit ist digitaler geworden

Eine größere Telefonkabine mit Schreibtisch wird für konzentriertes Arbeiten genutzt. „Die Arbeit ist digitaler geworden“, stellt Projektleiterin Anne Steinicke fest. Die räumliche Aufteilung mit einer zentral gelegenen Kaffeeküche fördert den Kontakt untereinander und die Belegschaft wächst mehr zusammen.

„Einige Kollegen blühen regelrecht auf. Zuvor fühlten sie sich oft nicht gesehen. Durch unsere zentrale Begegnungsstätte sind wir mehr zusammengewachsen“, berichtet Steinicke. Es gibt ein neues Level an Kommunikation und damit verbunden eine größere Identifikation mit dem Team.

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Ein separater Konferenzraum für konzentrierte Besprechungen. Foto: Kinnarps

Floating-Desk-Prinzip

Wo früher in 4er-Büros gearbeitet wurde, sind heute acht Schreibtische für 17 Mitarbeitende vorhanden. Statt erdrückender Schränke stehen nun Schließfächer für persönliche Dinge zur Verfügung. Da die Abteilung mit der Einführung der E-Akte befasst ist, wird auch hier immer weniger Stauraum benötigt.

Good Vibes im Büro

Wechsel zum Telearbeitsplatz

Das Team kann, wenn notwendig mit Abstand und separiert durch Trennwände im Teammodus weiterarbeiten. Gleichzeitig ist der Wechsel zum Telearbeitsplatz zu Hause problemlos möglich und Räume für Telefonkonferenzen stehen ebenfalls bereit. Auch anderen Abteilungen der SenFin, die noch in herkömmlichen Büroräumen arbeiten, können Teilflächen zur Mitnutzung angeboten werden.

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Projektmanagerin Anne Steinicke und Ralf Meyer, Koordinator e-Government & Kommunikation SenFin Berlin. Foto: Kinnarps

“Insgesamt stimmt einfach die Balance”, resümiert Ralf Meyer, Koordinator E-Government und Kommunikation bei der Senatsverwaltung.

Weitere Projekte finden Sie hier


Fakten

Projekt: Senatsverwaltung für Finanzen

Standort: Klosterstraße 59, Berlin-Mitte

Auftraggeber: Senatsverwaltung für Finanzen / Finanzsenator Dr. Matthias Kollatz

Räume: 4

Arbeitsplätze: 20

Planung: Kinnarps, Webseite des Unternehmens und Fraunhofer IAO | Center for Responsible Research and Innovation CeRRI

Fertigstellung: Februar 2020

Fotos: Kinnarps

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