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Ein Büro ist heute nicht mehr nur ein Arbeitsort, sondern möglicherweise ein Mix aus einem Café, einer Bibliothek, einer Meeting-Zone, einer Lounge-Ecke, einer Küche mit angeschlossenem Essbereich, einem Schreibtischarbeitsplatz und vielem mehr. Organisationsexperten und Planer nennen dieses Konzept „Multispace“. Sie reagieren mit der multifunktionalen Umgebung auf die allgegenwärtigen Veränderungen in der Arbeitswelt. Die Anforderungen pendeln zwischen Kommunikation und Konzentration, zwischen Disruption in den Abläufen und Wohlbefinden der Mitarbeiter.
Mit der zunehmenden Komplexität
im Büro wird Flexibilität zum Gradmesser. Der Multispace greift hier als ein Konzept des Sowohl-als-auch, nicht des Entweder-oder. Statt nach einer Entscheidung zwischen Einzelbüro oder Großraumbüro, zwischen „Open Space“ oder „Zelle“ sucht man nach einer Arbeitsumgebung, die den sich wandelnden Aufgaben im Büroalltag gerecht wird. Denn diese rücken unter dem Schlagwort „Activity Based Working“ in den Fokus. Welche Arbeit lässt sich in welcher Umgebung am besten erledigen? Vorweg jedoch die Frage: Welche Arbeiten sind heute, mehr noch in Zukunft, für das Unternehmen relevant?
Mehr Interne Kommunikation
Immens wichtig sind Kommunikation und Austausch unter den Mitarbeitern, aber auch mit Kunden. „Viele Unternehmen haben die Bedeutung von Kommunikation im betrieblichen Alltag erkannt“, bestätigt Michael Stoz, Vorstand der Partner AG in Offenburg. Für das Freiburger Unternehmen Heliotron hat die Partner AG gleich mehrere Optionen für den Austausch geschaffen. „Die attraktive Cafeteria bietet ein anregendes Ambiente für die Mitarbeiter und für Gäste. Für zwanglose Meetings des Teams haben wir eine Gruppe abgehängter Schaukeln eingerichtet“, erläutert Stoz. Hinzu kommen Besprechungszonen, die als Raum-in-Raum-Module frei stehend in der offenen Struktur der Multifunktionshalle platziert sind.
Beschäftigte sollten daher frühzeitig eingebunden werden, denn Activity-Based-Working bringt es mit sich, dass die persönliche Arbeitsweise weiterentwickelt werden muss.
Unter Experten unstrittig ist, dass die Digitalisierung und die damit verbundene Innovationskultur zu den größten Herausforderungen zählen. Mit der Digitalisierung verändern sich bekannte Arbeitsabläufe. Ort und Ausstattung sind weniger an die Person gebunden, sondern werden mit einer Aktivität verknüpft.
Mitarbeiter involvieren
„Erfolgsentscheidend ist, dass eine Arbeitsumgebung die dort stattfindenden Arbeitsprozesse und -strukturen bestmöglich unterstützt“, betont Udo-Ernst Haner, Leiter Business Innovation Engineering Center beim Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO). „Um diesen in zunehmendem Maß agilen Strukturen gerecht zu werden, brauchen wir Arbeits- und Bürokonzepte, die unterschiedliche Arbeitszonen für unterschiedliche Tätigkeiten bieten, anstatt grundsätzlich feste Arbeitsplätze zuzuweisen.“
Die Umsetzung solcher Multispace Konzepte stellt auch für die Mitarbeiter eine Herausforderung dar, meint Haner: „Die Mitarbeiter sollten frühzeitig eingebunden werden, schließlich erfordert ein solches Konzept auch das Weiterentwickeln der persönlichen Arbeitsweise.“ Es sei hier nützlich, die räumliche Umgebung als gut ausgestatteten Werkzeugkasten für die eigene Arbeit zu begreifen.
Agile Methoden, die dazu führen, die Einzelarbeit flexibel mit Gruppenprozessen zu verzahnen, lösen eng gefasste Tätigkeiten des Einzelnen ab. Im Team trifft man sich zum kurzen Stand-up-Meeting am Whiteboard. Einzelne Arbeitsgruppen agieren gemeinschaftlich im akustisch abgeschirmten Gruppenraum. Für vertiefende Aufgaben stehen weiterhin Einzelbüros zum störungsfreien Arbeiten zur Verfügung. Der Multispace als non-territoriales Bürokonzept entfaltet sein Potenzial in der Vielfalt der räumlichen und funktionalen Angebote.
Studie des IAO über Multispace
Schon heute ist der Anteil der multifunktionalen Umgebungen recht hoch, aktuelle Zahlen gehen von rund einem Viertel aus. Nach einer Studie des IAO könnte der Anteil signifikant steigen. Für die Zukunft erwarten die befragten Studienteilnehmer einen Anteil von über 50 Prozent.
Unternehmen finden Multispace Lösungen aus mehreren Gründen interessant. Neben den Themen Arbeitgeberattraktivität, Mitarbeiterzufriedenheit und Prozessverbesserung ist auch die wirtschaftliche Perspektive von Bedeutung. Raumfolgen und Nutzungszonen können im Multispace in der Zukunft recht leicht an veränderte Bedingungen angepasst werden.
So liegt zum Beispiel den neuen Redaktionsräumen des Düsseldorfer Magazins „Wirtschaftswoche“ ein Raumkonzept und eine Möblierung zugrunde, „die die Arbeitsabläufe für Print und Digital auch in Zukunft optimal unterstützen sollen. Die offene Struktur der Räume fördert die Zusammenarbeit – die Redakteure arbeiten Seite an Seite im Open Space. Für Diskussionen oder zum Ideenaustausch im Team stehen Besprechungszimmer zur Verfügung. Einzelbüros dienen dem Rückzug
für konzentriertes Arbeiten oder werden für vertrauliche Mitarbeitergespräche genutzt.
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