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Praxistipps vom Produktivitätsexperten

5 Regeln für den Umgang mit E-Mails

E-Mails sind das Kommunikationsmittel Nummer eins in der heutigen Arbeitswelt – und große Zeitfresser. Produktivitätsexperte Ivan Blatter gibt Ratschläge, wie Sie Ihre Emails effizient bearbeiten und rasch in den Griff bekommen können.

Autor: Ivan Blatter

Beinahe jeder hat in Schule oder Ausbildung gelernt, wie man korrekte Geschäftsbriefe schreibt, orientiert sich an den üblichen Anredeformeln und hat die Rechtschreibregeln verinnerlicht. Aber wurde jemals der richtige Umgang mit E-Mails vermittelt? In der Regel nicht.

Täglich verschickt jeder Arbeitnehmer zahlreiche E-Mails und die Posteingänge füllen sich stetig. Die Flut an E-Mails, zu der jeder freiwillig und unfreiwillig beiträgt, führt, je länger, je mehr, zu Stress.

Man kann jedoch auf mehreren Ebenen ansetzen, um mit der E-Mail-Flut umzugehen und seine E-Mails effizient zu bearbeiten. Man kann bei sich selbst ansetzen und zusätzlich dafür sorgen, dass Kollegen einen neuen Umgang lernen. Beides ist wichtig und geht Hand in Hand. Fünf Tipps.

Niemals am Morgen als Erstes die E-Mails abrufen

Kommt man morgens ins Büro und geht als Erstes die E-Mails durch, ist die Gefahr groß, dass man sich darin verliert. Schnell ist der halbe Morgen um und man hat noch nichts erledigt.

„Beginnen Sie Ihren Arbeitstag mit der wichtigsten Aufgabe.“

Die bessere Alternative ist, mit einer der wichtigsten Aufgaben des Tages zu beginnen. Wenn man diese erledigt hat, dann kann man sich in Ruhe um E-Mails kümmern. Man hat schon etwas Wichtiges vom Tisch, bevor man sich durch die Fluten kämpft.

Man behandele den Posteingang wie einen Briefkasten

Ein weiterer Trick ist, jede E-Mail nur ein einziges Mal durchzulesen und dann sofort zu entscheiden, was damit geschehen soll. Es gibt genau fünf Möglichkeiten:

1. Man nimmt den Inhalt zur Kenntnis und löscht die E-Mail.

2. Man legt sie sofort ab.

3. Man leitet die E-Mail weiter, also delegiert sie.

4. Man antwortet sofort auf die E-Mail.

5. Man verschiebt die Antwort auf später, wenn sie länger als fünf Minuten dauert. Die Aufgabe als solche kommt auf die Aufgabenliste, die E-Mail wird archiviert.

Bearbeitete E-Mails sollten nicht im Posteingang verbleiben. Werden sie gelöscht oder archiviert, werben sie nicht länger bei jedem Aufruf des Mailfachs um Aufmerksamkeit. Damit lässt sich ein Posteingang sehr schnell und einfach in den Griff bekommen.

Zudem empfiehlt es sich, Benachrichtigungen bei neuen E-Mails zu deaktivieren und im Idealfall nur zu festen Zeiten das Postfach zu kontrollieren. Der Briefkasten wird ja auch nur einmal am Tag geleert.

E-Mails sind virtuelle Briefe, aber kurz und knapp

Die Rechtschreibung gilt auch in E-Mails. Zur guten Form gehören die Anrede ebenso wie der Gruß. Aber: Im Gegensatz zu echten Briefen werden E-Mails häufig nur überflogen. Deshalb sollte der Schreibende sich kurz und knapp fassen und sein Anliegen auf den Punkt bringen. Eine übersichtliche Gliederung hilft dabei.

„Gliedern Sie Ihre Emails.“

Wichtig ist zudem, wie im Brief, vollständig und präzise zu sein. Man sollte nicht Kollegen per E-Mail um einen Terminvorschlag für eine Besprechung bitten, sondern Initiative übernehmen und Zeit und Ort vorschlagen.

Das cc-Feld ist sparsam zu nutzen und das bcc-Feld nur in einem Fall

Das Cc-Feld streut E-Mails häufig unnötig. Der rücksichtsvolle Mailer verzichtet darauf, alle möglichen Leute ins Cc aufzunehmen. Das ist insbesondere zu vermeiden, wenn man sich bei Entscheidungen absichern will: Dass jeder im Cc war, bedeutet noch lange nicht, dass jeder die Mail zur Kenntnis nahm.

„Senden Sie Mails nur bewusst und ausdrücklich im CC.“

Und wenn doch unbedingt jemand informiert werden muss, der nicht direkter Adressat ist, dann sollte die E-Mail es klar benennen, zum Beispiel „Cc an Herrn Müller zur Verteilung innerhalb des Projektteams“.

Das Bcc-Feld sollte man nur in einem Fall verwenden. Dann, wenn man eine E-Mail an viele Empfänger sendet, die sich nicht kennen und keine fremden E-Mail-Adressen verteilen möchte. In jedem anderen Fall wäre die Nutzung des Bcc-Felds ein Vertrauensbruch: Es ist eine verdeckte Kommunikation, doch jeder Austausch sollte transparent, offen und vertrauensvoll ablaufen.

Das Team bestimmt die Kommunikationsregeln

Ein großer Teil der E-Mail-Flut entsteht über interne E-Mails. Darüber hinaus werden oft auch Inhalte versendet, die man besser über andere Kanäle kommuniziert. Hier lohnt es sich, gemeinsam Richtlinien zu entwickeln. Da jedes Team unterschiedlich arbeitet, gibt es keine allgemeingültigen Regeln: Man muss sie gemeinsam diskutieren und vereinbaren. Es geht darum, zu klären, wie man untereinander kommuniziert, welche Programme man für welche Zwecke nutzt, wann man überhaupt interne E-Mails versendet, ob es eine Längenbeschränkung gibt und wie man mit dem Cc- und Bcc-Feld umgehen will.

„Treffen Sie eine Vereinbarung im Team.“

Ein guter, effektiver Umgang mit E-Mails ist keine Hexerei. Es braucht vor allem ein paar Entscheidungen, wie man selbst und das Team mit E-Mails umgehen will. Man denke an die Analogie zum „normalen“ Briefkasten. Wenn es einem gelingt, seinen Posteingang genauso zu behandeln, hat man bereits viel gewonnen.


Ivan Blatter

ist Trainer für Zeitmanagement und Team-Produktivität. Einen effizienten Umgang mit E-Mails können Sie sich mit seinem E-Mail-Kurs aneignen: https://ivanblatter.com/e-mails


Die 5-Schritt-Formel zum effizienten Bearbeiten von Emails:

1. Sie nehmen den Inhalt zur Kenntnis und löschen die E-Mail.

2. Sie legen sie sofort ab.

3. Sie leiten die E-Mail weiter, also delegieren sie.

4. Sie antworten sofort auf die E-Mail.

5. Sie verschieben die Antwort auf später. Die Aufgabe als solche kommt auf die Aufgabenliste, die E-Mail legen Sie ab.


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