Kommunikationsorte

Daniel von Bernstorff

Es ist ein offenes Geheimnis: Der klassische Konferenzraum mit klobigem, nicht verstellbarem Tisch und schweren bequemen Stühlen ist ein Auslaufmodell. Zu unflexibel in der Handhabung, zu oft leer stehend, zu wenig auf die modernen Arbeitsverhältnisse angepasst. Die Zeit der endlosen und statischen Vorstandssitzungen und Arbeitstreffen am Konferenztisch ist vorbei. Gleichzeitig wächst der Bedarf nach neuen und flexiblen Meetingangeboten rapide. Interessanterweise steigt im Zeitalter der Digitalisierung, des mobilen Arbeitens und zunehmender Entkoppelung von Wohn- und Arbeitsort das Bedürfnis nach dem direkten und persönlichen Austausch in gleicher Weise. Das ist für eine Neuinterpretation und Weiterentwicklung des Conferencing Herausforderung und Chance zugleich.

Bei der Gestaltung eines zeitgemäßen und kommunikativen Arbeitsumfeldes spielt der Faktor Meetingkultur und damit das moderne Conferencing eine entscheidende Rolle. Zunehmend werden, wie etwa bei der Lufthansa in Zusammenarbeit mit AECOM, die Mitarbeiter und ihre ganz persönlichen Bedürfnisse aktiv in den Gestaltungsprozess der Arbeitswelten mit einbezogen. Und auch viele Büromöbelhersteller bieten umfassende Beratungsleistungen zu diesem Thema an. Aus individuellen Befragungen der Mitarbeiter entstehen Jobprofile, die in die Planung der Bürozonen einfließen.

Ein ganz entscheidender Punkt dabei ist immer die Ausgestaltung der Meeting- und Konferenzbereiche. Wie und wo soll der tägliche Austausch organisiert werden? Wie viele klassische Konferenzräume sind wirklich nötig, wo sollen eher offene Bereiche entstehen? Wie wird moderne Medientechnik möglichst gewinnbringend integriert?

Auf Basis dieser und vieler weiterer Fragen entstehen so zunehmend maßgeschneiderte Bürowelten, die sich längst vom vermeintlichen „Entweder Open Space oder klassische Bürostruktur“ gelöst haben. Es gibt eben nicht die eine Lösung und das gilt auch für das Conferencing, das sich in diesem neuen Kontext tatsächlich ganz neu definieren muss. Gelingen kann das nur, wenn alle Beteiligten eng und vertrauensvoll zusammenarbeiten.

Das jüngste Orgatec-Symposium, über das wir an anderer Stelle in diesem Heft berichten, hat sich mit diesen Themen intensiv beschäftigt und bestätigt auf verschiedenen Ebenen, dass der Einzelne mit seinen ganz persönlichen Bedürfnissen und Vorstellungen bei der Planung und Umsetzung moderner Bürowelten stets im Mittelpunkt stehen muss. Empfindet er die Qualität und Gestaltung seines Arbeitsumfeldes als hoch, so steigt die Motivation, Produktivität und Identifikation mit dem Arbeitgeber. Nur so können die großen Herausforderungen durch den demografischen Wandel, durch gestiegene Ansprüche junger Arbeitnehmer an das Arbeitsumfeld und der Wunsch nach Partizipation und Mitgestaltung, denen sich alle am Markt Beteiligten ausgesetzt sehen, gemeistert werden. Bei dieser Herausforderung wird das Conferencing eine wichtige Rolle spielen.

In unserem Special zum Thema Conferencing zeigen wir Ihnen aktuelle Planungsansätze und Produkte, lassen Experten zu Wort kommen und sprechen mit Herstellern und Planern.