Wo Abteilungen wachsen oder schrumpfen, aufgeteilt oder zusammengelegt werden, muss die vermeintlich optimale Bürorganisation immer wieder neu überdacht werden.
Mensch&Büro: Jeder Neubau bietet die Chance, bei null anzufangen. Welche Überlegungen standen am Anfang Ihrer Planung?
Michael Reuland: Die Grundüberlegung, von der wir ausgegangen sind, war die Frage: Wer arbeitet eigentlich mit wem wie zusammen? Wo sind die wichtigsten Schnittstellen? Es ist eine der größten Herausforderungen, die echten Informationsflüsse herauszuarbeiten. Vorher war die Situation von äußeren Zwängen bestimmt: Sie war räumlich beengt und durch gewachsene Strukturen geprägt, die alles andere als optimal waren. Wir haben die Chance genutzt, das Unternehmen bestmöglich untereinander zu verzahnen.
Das klingt nach viel Vorarbeit, bevor es konkret wird …
Bei der Zonierung war ich irgendwann bei Variante 9. Das ist ein langer, aber ganz entscheidender Prozess, denn damit legt man die gute Basis für alles Weitere. Wo am Ende die einzelnen Schreibtische stehen, ist nur eine logische Folge aus der Zonierung. Als wir die entwickelt hatten, bezogen wir die einzelnen Bereiche in die Belegungsplanung ein und fragten: Wie arbeitet ihr innerhalb der Abteilungsgrenzen am besten zusammen? Wer sitzt wo? Wo gibt es konzentrierte Arbeit, wo Kommunikation? Welche Subteams sollten zusammensitzen?
Sind die Lösungen entsprechend individuell ausgefallen?
Ja, es gibt keine Fläche, die der anderen gleicht. Denn wir arbeiten alle unterschiedlich, aufgrund der Persönlichkeit, der Aufgabe, der sonstigen Bedingungen. Darum war nach der Entscheidung der Abteilung jeder einzelne Mitarbeiter gefragt. Wir sprachen mit jedem über die Ausgestaltung seines Arbeitsplatzes. Bei 1 150 Arbeitsplätzen ist das ein tagesfüllendes Programm. Der Gesamtprozess von der ersten Idee bis zur Fertigstellung zog sich über zwei Jahre.
Und am Ende der zwei Jahre kann man sich zufrieden zurücklehnen?
Schön wär’s. Aber als dynamisches Unternehmen sind wir von stetigem Wandel geprägt. Das heißt: Die Planung, die Sie heute aufstellen, ist spätestens übermorgen überholt. Innerhalb der Planungszeit haben wir Personal aufgebaut, weil sich das Unternehmen gut entwickelt hat. Das musste dann wieder in die Planungen integriert werden. Das ist schon eine spannende Aufgabe. Und eine, die nie beendet ist.
Ist es eine Lösung, überall Reserveflächen vorzuhalten, die man bei Bedarf heranziehen kann?
Nein. Fläche, die geschaffen wird, muss auch genutzt werden. Am Ende wollen wir ja auch nur so viel Fläche bewirtschaften, wie wir wirklich brauchen. Da ist eine gesunde Balance notwendig, die schwer zu halten ist. Vorherzusehen, welche Entwicklungen es im Unternehmen gibt, wo sich Personalveränderungen ergeben oder ganz neue Abteilungen geschaffen werden, ist sehr schwer. Aber man muss auf alles vorbereitet sein. Es ist ein tägliches Jonglieren mit allen Möglichkeiten.
Das Interview führte Guido Diesing.
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