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Planungsbüro Planobjekt – Prioritäten-Matrix

Anke Mai

Die Büroplanerin Anke Mai von Planobjekt entwarf für die Leipziger Siamar Reisen neue Arbeitsräume. Dazu nutzten die Planer unter anderem eine Prioritäten-Matrix. Damit eruierten sie, was dem Kunden wichtig ist und berechneten die Wirtschaftlichkeit des Ist-Zustands.

Autorin Bettina Krause

Neuaufträge erhält das Leipziger Büroplanungsunternehmen Planobjekt überwiegend durch Empfehlungen. Das war auch bei Siamar Reisen der Fall. „Auf der Suche nach neuen Räumen für unser Reisebüro, das größer, ruhiger und kommunikativer sein sollte, sind wir durch einen Zufall bei Planobjekt gelandet – ein Glücksgriff“, erinnert sich Siamar-Inhaber Michael Riebel. Zwischen seinem ersten Treffen mit der Planobjekt-Geschäftsführerin Anke Mai und dem Anfang 2019 fertiggestellten Projekt verging gerade mal ein Jahr. In diesem Zeitraum entstand die Innengestaltung des 120 m² großen Ladens, der 560 m² großen Bürofläche mit 30 Arbeitsplätzen – inklusive Cafeteria, Lounge und Kreativ-Meetingraum.

Jedes Projekt, dem sich Planobjekt widmet, fußt auf vier Säulen. Einer detaillierten Analyse der Ausgangslage und des Bedarfs folgt das Konzept, das Themen wie Akustik, Farbgestaltung, Steh-/Sitz-Arbeitsplätze, Meetingzonen, IT-Management und Begrünung integriert. Der Umsetzungsphase folgt die Betreuung. Siamar hatte anfangs zwei Immobilien zur Auswahl, die Planobjekt anhand einer Makroplanung prüfte. Mit der Einscheidung für die Räumlichkeiten starteten Mikroplanung und Budgetierung. Ganzheitlich zu arbeiten umfasst für Planobjekt dabei neben der Umbauleitung auch das Umzugsmanagement inklusive Logistik, Montage und IT-Verkabelung.

Raumkultur für morgen

„Bei der Analyse schauen wir uns zunächst die Unternehmensziele und Organisation der Abläufe an.“ Dazu gehöre optional ein Gesundheitsworkshop mit den Mitarbeitern zu Fragen der Konzentrationsfähigkeit, der Akustik, dem Licht-, Flächen- und Bewegungsbedarf. „Aber es ist alles ganz einfach gehalten. Wir wollen keine Wissenschaft daraus machen“, erläutert die Planobjekt-Chefin. „Akribisch“ nennt Michael Riebler das Vorgehen Mais, deren Ziel es ist, Arbeitsbedingungen zu verbessern und ästhetische Räumlichkeiten zu schaffen.

Die Ergebnisse des Ist-Zustands werden auf einer Prioritäten-Matrix anhand von 17 Faktoren ausgewertet. „Am Ende wissen wir dann, was genau dem Auftraggeber am wichtigsten ist – das war ihm oftmals vorher selbst nicht bewusst“, sagt Mai. Die Matrix nutzt die Planerin zudem zur Berechnung der Wirtschaftlichkeit des Ist-Zustands. „Denn wir wollen diesen Faktor erhöhen, um unsere Maßnahmen auch für das Unternehmen nachvollziehbar lukrativ darzustellen.“

Flexibler Kreativraum

So wurde etwa beim neuen Besprechungsraum anhand der Analyse klar, dass sich das Team statt einer klassischen Gestaltung ein Forum wünschte. Nun existiert ein agiler, flexibler Kreativitätsraum mit verschiedenen Podesten, Sprossenwand, Lounge und Kicker. Hier zeigt sich exemplarisch, dass Planobjekt während des Prozesses nicht nur die Geschäftsführung, sondern auch die Mitarbeiter befragte. Dadurch kommt eine Wertschätzung zum Ausdruck, die den Weg für Veränderungen leichter macht. „Unserer Erfahrung nach ist es besonders wichtig, dass die Mitarbeiter mit ins Boot kommen und das gesamte Unternehmen die Zukunftspläne trägt“, so die Büroexpertin.

Anke Mai: Wir wollen das Beste für alle!

Nach Fertigstellung des Projekts folgt die Betreuung etwa in Form eines Workshops, in dem Stühle und Tische benutzergerecht eingestellt werden. „Das nehmen die Beschäftigten positiv wahr“, sagt Mai. Es gehe nicht allein darum, dass sie einfach nur in neue Räume umziehen, sondern dass sich um sie gekümmert wird. Mit anderen Worten: „Wir wollen das Beste für alle Beteiligten herausholen.“ Ein halbes Jahr nach dem Umzug führt das Planungsbüro eine Evaluation zur Qualitätssicherung durch, um zu erfahren, ob sich die Veränderungen bewährt haben und um gegebenenfalls nachzujustieren.

Gestalterisch entstand für Siamar eine entspannte Arbeitsatmosphäre und ein junges, frisches, begrüntes Umfeld, das zum Image des Leipziger Reisebüros passt. Die Mitarbeiter sind motiviert, leistungsfähig und zufrieden – ebenso wie der Chef. Michael Riebel berichtet: „Nach dem Einzug lässt es sich um Welten besser arbeiten – egal ob im Team- oder in Einzelbüros. Wir haben einen großartigen Spirit!“


Unternehmensprofil

Firmierung: Planobjekt GmbH
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