Markus Köhler ist seit Dezember 2015 Senior Director Human Resources und Mitglied der Geschäftsleitung von Microsoft Deutschland. Er studierte Betriebswirtschaft und Maschinenbau an der TU Berlin. Bei Microsoft ist er seit März 2006. Foto: Bodo Mertoglu
Markus Köhler, Senior Director Human Resources bei Microsoft Deutschland

Flexible Work

Was hat zeitlich und räumlich flexibles Arbeiten mit Mitarbeiterbindung zu tun? Darüber und über das neue Raumkonzept in der Parkstadt Schwabing reflektiert Markus Köhler, Mitglied der Geschäftsleitung in München.

Wie entstand Ihr Büroraumkonzept „Smart Workspace“?
Am Anfang stand die Idee, ein für uns passendes Konzept zu entwickeln, das unterschiedliche Formen des Arbeitens von der hochkonzentrierten Einzelarbeit bis zur diskussionsintensiven Teamarbeit berücksichtigt. Das Fraunhofer IAO beriet uns hierbei und ließ seine wissenschaftlichen Erkenntnisse und Studien einfließen. Von Anfang an nahmen wir die Mitarbeiter ins Boot. Die Einbindung und Kommunikation erfolgte dabei kontinuierlich über unser internes soziales Netzwerk Yammer. Wir trainierten Führungskräfte und Mitarbeiter mit Blick auf die neuen Raumstrukturen. Change-Agents vertraten ihre Abteilungen und Teams im Housing-Ausschuss und fungierten zugleich als Ansprechpartner für die Mitarbeiter.
Ihr Konzept basiert auf konsequentem Desksharing, auch für Führungskräfte. Wie kommen diese damit klar?
Bei uns gibt es keine zugewiesenen Arbeitsplätze, sondern lediglich sogenannte „Anchor Areas“ für die jeweiligen Abteilungen. In den Obergeschossen des Gebäudes stehen rund 1 900 Mitarbeitern 1 100 Arbeitsplätze zur Verfügung. Manager haben bei uns weder eigene Schreibtische noch reservierte Parkplätze. Das war allerdings noch nie Bestandteil unserer Microsoft-Kultur. Vielmehr sagen alle Verantwortlichen und ebenso die Mitarbeiter: „Wir wollen keine Silos haben.“ Unser neues Headquarter hilft extrem dabei, diese Idee zu leben. Es gibt so viele Möglichkeiten, einen für Aufgabe und Stimmung passenden Arbeitsplatz zu finden. Zusätzlich zu den eigentlichen Arbeitsbereichen können die Mitarbeiter über rund 70 buchbare Konferenzräume, Phone Rooms und Focus Rooms für spontanen Rückzug beziehungsweise Ad-hoc-Meetings sowie Lounges und elf Dachterrassen verfügen.
Warum wollten Sie weg aus Unterschleißheim und ins Zentrum Münchens?
Zum einen haben wir hier ganz klar auf unsere Mitarbeiter gehört. Im Zuge der Evaluation von Standortalternativen haben wir die Kollegen befragt und das eindeutige Votum fiel auf die Parkstadt Schwabing. Viele von ihnen, vor allem die Jungen, wohnen im Zentrum. Sie haben nun kürzere Wege zur Arbeit. Viele fahren mit dem Fahrrad oder nutzen öffentliche Verkehrsmittel. Das unterstützen wir mit unserem Mobilitätskonzept als Beitrag zur CO2-Reduzierung. Zwei Beispiele: Über uns können die Beschäftigten E-Bikes leasen und wir bezuschussen die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel. Zum anderen war für uns auch die Wirtschaftlichkeit und die Nachhaltigkeit des Gebäudes sowie die Attraktivität und die Sichtbarkeit des Standortes ausschlaggebend für den Umzug.
Wie erleben die Mitarbeiter die neuen Räumlichkeiten?
Ich habe bisher nur positive Rückmeldungen erhalten. Wir konnten alle vom ersten Tag an produktiv arbeiten. Natürlich gab es einige Verbesserungsvorschläge. So kam etwa die Anregung, unsere öffentlich zugängliche „Digital Eatery“, in der man Getränke und kleine Speisen zu sich nehmen sowie Microsoft-Produkte und -Services ausprobieren kann, gemütlicher zu gestalten. Oder der Wunsch nach zusätzlichen Spinden in unserem Fitness-Studio im Gebäude. Aber das sind Kleinigkeiten, die sich schnell beheben lassen.
Als Personalverantwortlicher müssen Sie sich Gedanken darüber machen, wie sie qualifizierte Mitarbeiter gewinnen und halten. Wie trägt das neue Gebäude dazu bei?
Als Teil eines global agierenden, innovativen Konzerns haben wir natürlich verhältnismäßig wenig Probleme damit, gute Mitarbeiter zu gewinnen. Die große Resonanz in den Medien trägt ebenfalls zu unserem guten Image bei. Bewerber, die wir durchs Gebäude führen, erleben die positive Stimmung. Das Gebäude mit seiner hochwertigen Innenraumgestaltung wird als modern, offen und kommunikativ wahrgenommen.
Darauf allein wollen wir uns jedoch nicht verlassen. Auch über das Gebäude hinaus tun wir sehr viel dafür, als Arbeitgeber attraktiv zu sein. Das drückt sich zum Beispiel in flachen Hierarchien aus. Überdies praktizieren wir die Idee des „Work-Life-Flow“. Jeder Beschäftigte bestimmt in Absprache mit seinem Team selbst über Zeit und Ort seiner Arbeit. Dank Smartphone und Laptop funktioniert das räumlich nicht nur im Gebäude selbst, sondern auch bei Kunden, zu Hause oder wo auch immer man arbeiten möchte. Auch in zeitlicher Hinsicht haben wir hier das gesamte Spektrum vertreten: Es gibt Kollegen, die arbeiten regelmäßig an fünf Tagen pro Woche von 9 bis 17 Uhr. Andere wiederum kommen nur ein- bis zweimal pro Woche für zwei bis drei Stunden herein. Insgesamt stellen wir fest, dass die Mehrheit der Beschäftigten den „Flow“ lebt und Arbeit und Privatleben in fließenden Übergängen selbstbestimmt gestaltet.
Diese zeitliche und örtliche Flexibilität der Mitarbeiter bedeutet für unsere Manager, dass sie ganz anders führen müssen. So finden regelmäßig, alle drei Monate, Feedback-Gespräche zwischen Führungskraft und Mitarbeiter statt. Sie dienen dazu, den Status quo der Aufgaben festzustellen und einen Fahrplan für die nächsten drei Monate zu entwickeln.
Was macht Ihr Unternehmen darüber hinaus als Arbeitgeber in der Hightech-Region München attraktiv?
Wir bieten unseren Beschäftigten viele verschiedene Weiterbildungsmöglichkeiten und Trainings. Daran haben wir noch nie gespart, selbst in Zeiten, als es uns wirtschaftlich schlechter ging. Um ein weiteres Beispiel für unser Engagement zu nennen: Wir unterhalten ein eigenes, kostenlos nutzbares Fitness-Studio und haben unser Trainingsangebot im Vergleich zum alten Standort in Unterschleißheim weiter ausgebaut. ←
Interview Gabriele Benitz
Zum Projekt Microsoft-Headquarter in München